Privacy policy
1. Inleiding
Woodon nv met maatschappelijke zetel te Groendreef 37 B 9880 Aalter en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer BE1029720425 hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van onder meer onze klanten, onderaannemers en leveranciers beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.
Wij willen u door middel van deze Privacyverklaring informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Wij vragen dat u deze Privacyverklaring aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor. Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van deze Privacyverklaring en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.
2. toepassingsgebied
Deze Privacyverklaring heeft betrekking op alle diensten die door ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.
3. verwerkingsverantwoordelijke en haar verbintenissen
Woodon nv met maatschappelijke zetel te Groendreef 37 B 9880 Aalter en met ondernemingsnummer BE1029720425 is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.
Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.
4. persoonsgegevens
Naargelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming, deelt u ons de volgende persoonsgegevens mee: uw identiteits en contactgegevens zoals naam, aanspreektitel, adres, e mailadres, telefoon en gsm nummer.
Voor bepaalde specifieke wettelijke verplichtingen zoals elektronische aanwezigheidsregistratie en 30bis aangifte van werken kan het zijn dat u ons bijkomende gegevens bezorgt om uw aanwezigheden te registreren zoals E ID gegevens en Limosanummer.
Wij wijzen u erop dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer actueel zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.
U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking ervan.
5. verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond
Volgende persoonsgegevens kunnen verwerkt worden:
5.1 Klantgegevens
In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij de identiteits en contactgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen.
De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en public relations activiteiten zoals het toesturen van onze nieuwsbrief of het uitnodigen op netwerkevents.
De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen zoals bijvoorbeeld de 30bis aangifte van werken en ons gerechtvaardigd belang. Voor informatieverstrekking per e mail zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events kan uw toestemming op elk moment worden ingetrokken.
5.2 Gegevens van leveranciers en onderaannemers
Wij verzamelen en verwerken de identiteits en contactgegevens van onze leveranciers en onderaannemers, evenals hun eventuele onderaannemers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen.
De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomst, het beheer van leveranciers en onderaannemers, de boekhouding en public relations activiteiten zoals het toesturen van onze nieuwsbrief of het uitnodigen op netwerkevents.
De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen zoals de verplichte elektronische aanwezigheidsregistratie, de 30bis aangifte van werken, de aanwezigheidslijst of andere verplichtingen bij overheidsopdrachten en ons gerechtvaardigd belang zoals direct marketing.
Voor de elektronische aanwezigheidsregistratie worden in voorkomend geval tevens de E ID gegevens of het Limosanummer verwerkt. Voor informatieverstrekking per e mail kan uw toestemming op elk moment worden ingetrokken.
5.3 Gegevens van personeel
Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking uitgebreider geregeld in een afzonderlijk beleid inzake gegevensbescherming voor werknemers.
5.2 Bezoekers van de website
Wij verzamelen en verwerken de identiteits en contactgegevens van bezoekers van onze website. De doeleinden zijn het verbeteren van de inhoud van onze website, het verwerken van sollicitaties en public relations activiteiten zoals het toesturen van een nieuwsbrief of het uitnodigen op netwerkevents.
De rechtsgronden zijn voorafgaande toestemming en ons gerechtvaardigd belang. Voor informatieverstrekking per e mail kan uw toestemming op elk moment worden ingetrokken.
5.2 Andere gegevens
Naast de gegevens van klanten, leveranciers, onderaannemers en personeel verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen zoals potentiële klanten, nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten en deskundigen.
De doeleinden van deze verwerkingen zijn het ondersteunen van onze bedrijfsactiviteiten en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.
6. Duur van de verwerking
De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt gedurende een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de al dan niet contractuele relatie die wij met u hebben.
Klantengegevens en gegevens van leveranciers of onderaannemers worden in elk geval uiterlijk tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst of het project uit onze systemen verwijderd, behoudens persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de gegevens nog noodzakelijk zijn.
7. rechten
In overeenstemming met de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming beschikt u over de volgende rechten:
Recht op toegang en inzage
Recht op rectificatie
Recht op gegevenswissing of beperking
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Recht van bezwaar
Recht op intrekking van toestemming
Wij bevestigen dat de verwerking van persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet wordt onderworpen aan volledig geautomatiseerde beslissingen.
U kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen via info@woodon.be.
Indien u van oordeel bent dat uw rechten werden geschonden en u binnen onze onderneming geen gehoor vindt, kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel, via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
8. doorgifte aan derden
Bepaalde persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan derde dienstverleners zoals onze IT leverancier, boekhouder, revisor of overheidsinstanties in het kader van wettelijke verplichtingen.
Indien persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit uitsluitend naar landen met een passend beschermingsniveau of met passende waarborgen.
Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden en stellen deze niet commercieel ter beschikking zonder uw voorafgaande toestemming.
9. Technische en organisatorische maatregelen
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang.
10. Toegang door derden
Onze werknemers en medewerkers hebben enkel toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken en zijn gebonden aan vertrouwelijkheid.
11. vragen
Voor vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring kan u contact opnemen per post op Groendreef 37 B 9880 Aalter of via e mail op info@woodon.be.